ZASADY BUDŻETU OBYWATELSKIEGO MIASTA MALBORKA NA 2019 ROK

§1 Postanowienia ogólne

1. Konsultacje społeczne w sprawie części wydatków z budżetu Miasta Malborka określone są jako „Budżet Obywatelski”.
2. Propozycja zadania Budżetu Obywatelskiego może dotyczyć działań, których realizacja leży w zakresie zadań własnych gminy, możliwych do realizacji w trakcie jednego roku budżetowego. Proponowanym zadaniem może być każda inicjatywa obywatelska określająca zadanie, które przyczynia się do poprawy warunków życia i funkcjonowania mieszkańców Miasta Malborka, w szczególności zadanie takie jak:
   1. budowa, modernizacja lub remont elementu infrastruktury gminnej,
   2. działania o charakterze prospołecznym, kulturalnym, oświatowym, sportowym lub innym mającym na celu podniesienie jakości życia mieszkańców.

§2 Podział Budżetu Obywatelskiego

1. Wprowadza się podział środków na:
   1. Projekty Duże – limit środków finansowych w wysokości 80% kwoty przeznaczonej na Budżet Obywatelski
   2. Projekty Małe – limit środków finansowych w wysokości 20% kwoty przeznaczonej na Budżet Obywatelski
2. Ogranicza się wartość jednego projektu do kwot:
   1. 200.000 zł na Projekt Duży
   2. 25.000 zł na Projekt Mały

§3 Zgłaszanie zadań do Budżetu Obywatelskiego

1. Uprawnionymi do wzięcia udziału w konsultacjach są mieszkańcy Miasta Malborka zameldowani na pobyt stały lub czasowy, którzy do dnia rozpoczęcia konsultacji tj. na dzień 01 marca 2018 r., ukończyli 16 lat.
2. Spis uprawnionych do zgłaszania i popierania propozycji zadań oraz udziału w głosowaniu zostanie przygotowany przez Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Malborka.
3. Wniosek o ujęcie zadania w Budżecie Obywatelskim Miasta Malborka stanowi załącznik nr 1 do uchwały Rady Miasta Malborka nr IX/77/2015 z dnia 30.06.2015 r. Formularz wniosku dostępny będzie:
   1. na wyodrębnionej stronie internetowej:
      1. w formie formularza elektronicznego do wypełnienia
      2. w formie do pobrania, edycji i wydruku
   2. w wersji papierowej w Urzędzie Miasta Malborka w Biurze Obsługi Interesanta
4. We wniosku, o którym mowa w ust. 3, należy:
   1. podać nazwę zadania,
   2. wskazać miejsce realizacji zadania, które może dotyczyć jedynie terenów będących własnością lub w dysponowaniu gminy (z wyłączeniem między innymi: terenów zamkniętych, własności prywatnej, własności spółdzielni mieszkaniowych i wspólnot mieszkaniowych),
   3. wskazać zakres tematyczny do zadania,
   4. dokonać precyzyjnego opisu proponowanego zadania,
   5. podać szacunkowy koszt realizacji zadania,
   6. podać pełne dane identyfikujące wnioskodawcę (imię, nazwisko, adres zameldowania, PESEL oraz dodatkowo adres e-mail i telefon kontaktowy),
   7. podać pełne dane identyfikujące 15 osób popierających wniosek (imię, nazwisko, adres zameldowania, PESEL), przy czym osoby popierające muszą spełniać warunek określony w ust. 1.
5. W celu ułatwienia mieszkańcom przygotowania wniosków o ujecie zadania w Budżecie Obywatelskim możliwe będą konsultacje z członkami zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego, o których mowa w niniejszym Zarządzeniu w § 5.
6. W ramach Budżetu Obywatelskiego nie mogą być zgłaszane propozycje, które:
   1. po realizacji generowałyby koszty niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości projektu zadania,
   2. przekraczające kwoty o których mowa w § 2, ust. 2 niniejszych Zasad,
   3. stoją w sprzeczności z obowiązującymi planami i programami, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, programami branżowymi, wieloletnią prognozą finansową miasta, uchwałą w sprawie ustalenia budżetu miasta oraz jej zmianami itp.,
   4. dotyczą remontu, budowy, przebudowy lub zakupu wyposażenia do spółek prawa handlowego, w których miasto posiada udziały,
   5. wymagają współpracy instytucjonalnej podmiotów zewnętrznych, jeżeli te nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia,
   6. naruszałyby obowiązujące przepisy prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności,
   7. nie będą ogólnodostępne dla mieszkańców miasta.
7. Wnioski można składać:
   1. wypełniając formularz elektroniczny na wyodrębnionej stronie internetowej
   2. osobiście do punktu Biura Obsługi Interesanta mieszczącego się na parterze Urzędu Miasta lub
   3. korespondencyjnie pod adres: Urząd Miasta Malborka, Pl. Słowiański 5, 82-200 Malbork, z dopiskiem „Budżet Obywatelski”.
8. Wnioski będą przyjmowane od dnia 01 marca 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r.
9. Osoba zgłaszająca lub popierająca wniosek wyraża jednocześnie zgodę na przetwarzanie i wykorzystywanie swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o ujęcie zadania w Budżecie Obywatelskim miasta zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016.922)

§4 Analiza wniosków

1. Analiza złożonych wniosków zostanie przeprowadzona pod względem formalnym oraz merytorycznym tj. praktycznej możliwości realizacji wniosków ze względu na planowane zadania gminy, gospodarność, a także możliwości finansowe i techniczne.
2. Miejsce realizacji zadania dotyczyć może jedynie terenów będących własnością lub w dysponowaniu Miasta Malborka (z wyłączeniem między innymi: terenów zamkniętych, własności prywatnej, własności spółdzielni mieszkaniowej i wspólnot mieszkaniowych)
3. Analizy formalnej oraz merytorycznej dokona Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego powołany niniejszym Zarządzeniem Burmistrza Miasta Malborka.
4. W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych zespół wezwie pisemnie wnioskodawcę do usunięcia braków lub uzupełnienia wniosku. W przypadku nieusunięcia braków lub niedokonania uzupełnień przez wnioskodawcę w terminie 7 dni od wezwania, wniosek zostanie odrzucony i nie będzie podlegał dalszej procedurze. Lista wniosków odrzuconych po analizie formalnej i merytorycznej zostanie podana do publicznej wiadomości.
5. Zespół sporządzi protokół pisemny z dokonanej analizy wraz z listą pozytywnie zakwalifikowanych wniosków, których realizacja leży w zadaniach własnych Miasta.
6. Burmistrz Miasta Malborka i Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego mogą zasięgnąć opinii Komisji Architektoniczno-Urbanistycznej, działającej przy Urzędzie Miasta w odniesieniu do wniosków, które ocenione zostały pozytywnie.
7. Wnioski dotyczące zbliżonych propozycji zadań mogą zostać pogrupowane w zadania, w konsultacji z wnioskodawcą.
8. Wnioski, które pozytywnie przejdą analizę opisaną wyżej tworzą listę propozycji zadań do Budżetu Obywatelskiego. Lista propozycji zadań do Budżetu Obywatelskiego zostanie podana do publicznej wiadomości na oficjalnych stronach internetowych miasta Malborka.

§5 Odwołania

1. Mieszkańcom, których projekty zostały odrzucone, przysługuje prawo odwołania się od wyników analizy. Odwołanie powinno zostać złożone w terminie 7 dni od dnia publikacji listy propozycji zadań do Budżetu Obywatelskiego na na wyodrębnionej stronie internetowej. Odwołanie należy złożyć w Biurze Obsługi Interesanta w Urzędzie Miasta Malborka lub wysłać listem poleconym na adres Urzędu Miasta Malborka, Plac Słowiański 5, 82-200 Malbork z dopiskiem „Budżet Obywatelski – odwołanie”. W przypadku wysłania odwołania drogą listowną, za datę złożenia uważa się datę stempla pocztowego.
2. Odwołania od wyników analizy rozpatrywane są przez Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego w terminie 7 dni od daty złożenia odwołania.
3. W przypadku, gdy odwołanie zostanie rozpatrzone negatywnie, projekt zadania jest odrzucony. W przypadku oceny pozytywnej wniosek wpisywany jest na listę zadań poddanych pod głosowanie.

§6 Zasady głosowania

1. Termin głosowania nad propozycjami zadań do Budżetu Obywatelskiego określa się na: od dnia 01 września 2018 r. do dnia 01 października 2018 r.
2. Karty do głosowania zostaną zamieszczone w wersji elektronicznej na wyodrębnionej stronie internetowej, a także udostępnione w formie papierowej w Biurze Obsługi Interesanta w Urzędzie Miasta Malborka w terminie wskazanym wyżej.
3. Każdy uprawniony mieszkaniec ma prawo głosować tylko raz. Oznacza to, że może głosować alternatywnie:
   1. albo oddać tylko jedną, papierową kartę do głosowania
   2. albo głosować poprzez wypełnienie interaktywnego formularza na wyodrębnionej stronie internetowej.
4. Oddanie kart do głosowania w formie papierowej w liczbie większej niż 1 spowoduje przyjęcie do ustalenia wyników głosowania tylko tej karty do głosowania, która wpłynie do Urzędu Miasta Malborka jako pierwsza. Pozostałe karty oddane przez tą samą osobę uzna się za nieważne.
5. Oddanie równocześnie głosu na karcie papierowej i wypełnienie interaktywnego formularza na wyodrębnionej stronie internetowej spowoduje uznanie za ważne tej karty, która wpłynie jako pierwsza.
6. Głosowanie w drodze elektronicznej więcej niż jeden raz będzie uniemożliwione przez system informatyczny.
7. Wyboru dokonuje się poprzez postawienie znaku X w kratce obok nazwy zadania, w kolumnie „Wybór”.
8. Głos będzie ważny, gdy głosujący wybierze maksymalnie 3 spośród Projektów Dużych oraz 3 spośród Projektów Małych przedstawionych na karcie do głosowania, które jego zdaniem są najważniejsze.
9. W przypadku braku możliwości ustalenia kolejności wpływu wielu kart jednej osoby wszystkie karty tej osoby stają się nieważne.
10. Karty do głosowania będzie można:
    1. składać osobiście w Urzędzie Miasta Malborka w Biurze Obsługi Interesanta w terminie wskazanym w harmonogramie,
    2. przysyłać pocztą na adres Urzędu, przy czym za ważne uznaje się karty, które wpłyną do Urzędu najpóźniej w ostatnim dniu głosowania, nie decyduje data stempla pocztowego,
    3. składać elektronicznie poprzez wypełnienie interaktywnego formularza zamieszczonego na wyodrębnionej stronie internetowej.
11. Osoba składająca kartę do głosowania wyraża jednocześnie zgodę na przetwarzanie i wykorzystywania swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia wyniku głosowania. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922).
12. Wszystkie karty do głosowania, niezależnie od formy ich złożenia, będą weryfikowane pod kątem spełnienia wymogów formalnych tzn. czy zostały złożone przez osobę uprawnioną, czy dana osoba nie złożyła karty więcej niż raz oraz czy nie zawierają błędów lub naruszeń zasad wskazanych na kartach do głosowania.

§7 Wybór zadania do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego

1. Propozycje zadań, które uzyskają największą liczbę głosów mieszkańców, zostaną przedstawione Burmistrzowi Miasta Malborka i zaproponowane przez Burmistrza do realizacji w ramach możliwości finansowych Miasta Malborka.
2. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa lub więcej zadań, o kolejności na liście decyduje wartość zadania tj. zadania zostaną umieszczone na liście od zadania najmniej do najbardziej kosztownego. W pierwszej kolejności rekomendowane są zadania o mniejszej wartości.
3. Rekomendowane do realizacji będą te zadania z list, które uzyskały największą liczbę głosów i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych osobno na Projekty Duże i Projekty Małe. W przypadku gdy kolejny z projektów przekroczy limit środków – zostaje odrzucony, a do rekomendacji zostanie przyjęty pierwszy z dalszych projektów pod względem liczby głosów poparcia o niższej kwocie, aż do wyczerpania środków w Budżecie Obywatelskim na 2019 rok.
4. Protokół z głosowania z przedłożeniem listy zadań wskazanych do realizacji sporządza Zespół powołany tym Zarządzeniem Burmistrza.
5. Zadania, o których mowa wyżej tworzą Budżet Obywatelski.
6. Budżet Obywatelski zostanie wprowadzony do budżetu Miasta Malborka w drodze uchwały Rady Miasta Malborka.
7. Wybrane w głosowaniu projekty zostaną skierowane do realizacji przez właściwe Wydziały Urzędu Miasta Malborka lub jednostki podległe we współpracy z autorami projektu.

§8 Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej

1. Z Zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego powołuje się komisję w celu zniszczenia wykorzystanych kart do głosowania na zadania do Budżetu Obywatelskiego na 2019 rok w składzie:
   • Grzegorz Koniszewski – przewodniczący komisji
   • Katarzyna Fabiańska – członek komisji
   • Magdalena Żołędziewska – członek komisji.
2. Zniszczenia kart dokonuje się po 30 dniach od sporządzenia przez Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego protokołu z głosowania, z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Do tego czasu wykorzystane karty przechowuje się w kancelarii materiałów niejawnych.
3. Komisja sporządza protokół zniszczenia wykorzystanych kart do głosowania.

§9 Działania promocyjno-informacyjne

1. W trakcie realizacji Budżetu Obywatelskiego prowadzona jest kampania promocyjno-informacyjna polegająca na:
   1. przybliżeniu mieszkańcom idei Budżetu Obywatelskiego oraz zachęcanie do składania wniosków,
   2. przedstawienie zadań zgłaszanych do Budżetu Obywatelskiego i zachęcenie do wzięcia udziału w głosowaniu nad wyborem zadań do realizacji,
   3. upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach konsultacji społecznych Budżetu Obywatelskiego.
2. Kampania promocyjno-informacyjna będzie prowadzona m.in.: w Internecie, prasie lokalnej, w sposób bezpośredni poprzez udzielanie informacji na spotkaniach z mieszkańcami.
3. Naczelnicy wydziałów oraz dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do zapoznania się z procedurą konsultacji społecznych Budżetu Obywatelskiego Miasta Malborka, do organizacji pracy w wydziałach i jednostkach organizacyjnych zapewniającej sprawną obsługę zadań związanych z Budżetem Obywatelskim oraz do informowania mieszkańców o zasadach Budżetu Obywatelskiego.