REGULAMIN PRZEPROWADZANIA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH BUDŻETU OBYWATELSKIEGO MIASTA MALBORKA

§1 Postanowienia ogólne

1. Mając na celu zwiększenie udziału mieszkańców miasta Malborka w procesie decydowania o sprawach dotyczących ich najbliższego otoczenia, a także chcąc podkreślić, jak ważna jest rola członków wspólnoty samorządowej w procesie stanowienia prawa, tworzy się w mieście Malborku tzw. Budżet Obywatelski.
2. Budżet Obywatelski należy rozumieć jako formę konsultacji społecznych w sprawie przeznaczenia części wydatków z ogólnego budżetu miasta na wskazane przez mieszkańców projekty do zrealizowania o charakterze lokalnym, które mieszczą się w kompetencji gminy. Jest procedurą wskazywania przez mieszkańców miasta projektów istotnych z ich punktu widzenia oraz ich wybór do realizacji w głosowaniu, skutkujący sfinansowaniem tych projektów z budżetu miasta Malborka w ramach posiadanych środków.
3. Niniejszy regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych Budżetu Obywatelskiego Miasta Malborka.
4. Wprowadza się podział środków na:
   1. projekty „Duże” – limit środków finansowych w wysokości 80% kwoty przeznaczonej na Budżet Obywatelski,
   2. projekty „Małe” - limit środków finansowych w wysokości 20% kwoty przeznaczonej na Budżet Obywatelski.
5. Władze samorządowe miasta Malborka będą podejmowały działania mające na celu propagowanie wśród mieszkańców miasta idei Budżetu Obywatelskiego.

§2 Składanie projektów

1. Uprawnionymi do wzięcia udziału w konsultacjach są mieszkańcy Miasta Malborka.
2. Zgłaszany projekt może dotyczyć działań, których realizacja leży w zakresie zadań własnych gminy, możliwych do realizacji w trakcie jednego roku budżetowego. Proponowanym projektem może być każda inicjatywa obywatelska określająca zadanie, które przyczynia się do poprawy warunków życia i funkcjonowania mieszkańców miasta Malborka, w szczególności projekty takie jak:
   1. budowa, modernizacja lub remont elementu infrastruktury gminnej,
   2. działania o charakterze prospołecznym, kulturalnym, oświatowym, sportowym lub innym mającym na celu podniesienie jakości życia mieszkańców.
3. Miejsce realizacji projektu dotyczyć może jedynie terenów będących własnością lub w dysponowaniu miasta Malborka (z wyłączeniem między innymi: terenów zamkniętych, własności prywatnej, własności spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych).
4. W ramach Budżetu Obywatelskiego nie mogą być zgłaszane propozycje, które:
   1. po realizacji generowałyby koszty niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości projektu,
   2. przekraczające ograniczenia wartości projektów „Dużych” określone w Zarządzeniu Burmistrza Miasta Malborka,
   3. stoją w sprzeczności z obowiązującymi planami i programami, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, programami branżowymi, wieloletnią prognozą finansową miasta, uchwałą w sprawie ustalenia budżetu miasta oraz jej zmianami itp.,
   4. dotyczą remontu, budowy, przebudowy lub zakupu wyposażenia do spółek prawa handlowego, w których miasto posiada udziały,
   5. wymagają współpracy instytucjonalnej podmiotów zewnętrznych, jeżeli te nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia,
   6. naruszałyby obowiązujące przepisy prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności,
   7. nie będą ogólnodostępne dla mieszkańców miasta.
5. Formularz zgłoszenia projektu do Budżetu Obywatelskiego Miasta Malborka stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
6. Formularz dostępny będzie:
   1. w formie elektronicznej na dedykowanej platformie internetowej:
      • do wypełnienia bezpośrednio na platformie,
      • w formie pliku do pobrania, edycji i wydruku
   2. w wersji tradycyjnej (papierowej) w Urzędzie Miasta Malborka w Biurze Obsługi Interesanta.
7. Do skutecznego złożenia projektu do zrealizowania w ramach Budżetu Obywatelskiego wystarczy podpis jednej osoby - projektodawcy.
8. W celu ułatwienia mieszkańcom przygotowania formularzy możliwe będą konsultacje z członkami Zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego powołanego Zarządzeniem Burmistrza Miasta Malborka zwany dalej „Zespołem”.
9. W skład Zespołu wchodzą głównie przedstawiciele Wydziałów Urzędu Miasta Malborka.
10. W skład Zespołu mogą wchodzić Radni Miasta Malborka – maksymalnie 3 osoby.
11. Wypełnione tradycyjnie (papierowo) formularze należy dostarczyć:
    1. osobiście do punktu Biura Obsługi Interesanta mieszczącego się na parterze Urzędu Miasta lub
    2. korespondencyjnie pod adres: Urząd Miasta Malborka, Pl. Słowiański 5, 82-200 Malbork, z dopiskiem „Budżet Obywatelski”.

§3 Analiza projektów

1. Projekty złożone w formie tradycyjnej zostaną zamienione na formę elektroniczną poprzez wprowadzenie całej treści formularza wraz z załącznikami na dedykowaną platformę internetową.
2. Weryfikacja oraz analiza złożonych formularzy projektów zostanie przeprowadzona pod względem formalnym oraz merytorycznym tj. praktycznej możliwości realizacji projektów ze względu na planowane zadania gminy, gospodarność, a także możliwości finansowe i techniczne.
3. Weryfikacji oraz analizy formalnej oraz merytorycznej dokona Zespół.
4. Oceny merytorycznej dokonuje właściwy członek Zespołu na dedykowanej platformie internetowej.
5. W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych Zespół wezwie pisemnie składającego formularz do usunięcia braków lub uzupełnienia formularza. W przypadku nieusunięcia braków lub niedokonania uzupełnień w terminie 7 dni od wezwania, projekt zostanie odrzucony i nie będzie podlegał dalszej procedurze.
6. Burmistrz Miasta Malborka i Zespół może zasięgnąć opinii Komisji Architektoniczno - Urbanistycznej działającej przy Urzędzie Miasta w odniesieniu do projektów, które zostały ocenione pozytywnie.
7. Burmistrz Miasta Malborka i Zespół może zasięgnąć opinii przedstawicieli jednostek organizacyjnych w sprawie możliwości realizacji projektów.
8. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących takiego samego zadania i/lub zbieżnych co do zakresu i obszaru, Zespół ma prawo wystąpić do autorów z propozycją wypracowania wspólnego projektu.
9. Zespół w porozumieniu z autorem projektu może na etapie oceny dokonać korekty kosztów i zakresu realizacji projektu.
10. Zespół sporządzi protokół pisemny z dokonanej analizy wraz z listą pozytywnie zakwalifikowanych projektów, których realizacja leży w zadaniach własnych Miasta.
11. Projekty, które pozytywnie przejdą analizę opisaną wyżej tworzą listę propozycji zadań do Budżetu Obywatelskiego. Lista projektów do Budżetu Obywatelskiego zostanie podana do publicznej wiadomości.

§4 Odwołania

1. Mieszkańcom, których projekty zostały odrzucone, przysługuje prawo odwołania się od wyników analizy. Odwołanie powinno zostać złożone w terminie 7 dni od dnia publikacji listy projektów do Budżetu Obywatelskiego na dedykowanej platformie internetowej. Odwołanie należy złożyć w Biurze Obsługi Interesanta w Urzędzie Miasta Malborka lub wysłać listem poleconym na adres Urzędu Miasta Malborka, Plac Słowiański 5, 82-200 Malbork z dopiskiem „Budżet Obywatelski – odwołanie”. W przypadku wysłania odwołania drogą listowną, za datę złożenia uważa się datę stempla pocztowego.
2. Odwołania od wyników analizy rozpatrywane są przez Zespół w terminie 7 dni od daty złożenia odwołania.
3. W przypadku, gdy odwołanie zostanie rozpatrzone negatywnie, projekt zadania jest odrzucony. W przypadku oceny pozytywnej wniosek wpisywany jest na listę projektów poddanych pod głosowanie.

§5 Wybór projektów do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego

1. Po zarządzeniu głosowania nastąpi udostępnienie mieszkańcom kart do głosowania zawierających wszystkie propozycje projektów do Budżetu Obywatelskiego możliwych do realizacji.
2. Ogólny wzór karty do głosowania zawiera załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
3. Karty do głosowania zostaną zamieszczone w wersji elektronicznej na dedykowanej platformie internetowej, a także udostępnione w formie papierowej w Biurze Obsługi Interesanta w Urzędzie Miasta Malborka.
4. Każdy uprawniony mieszkaniec ma prawo głosować tylko raz. Oznacza to, że może głosować alternatywnie:
   1. albo oddać tylko jedną, papierową kartę do głosowania
   2. albo głosować poprzez wypełnienie karty do głosowania drogą elektroniczną na dedykowanej platformie internetowej.
5. Osoba głosująca podaje swój numer PESEL jedynie w celu uniemożliwiającym kilkukrotne oddanie głosu.
6. Osoba, która nie posiada numeru PESEL może oddać swój głos jedynie w formie papierowej, osobiście w Biurze Obsługi Interesanta w Urzędzie Miasta Malborka podając na karcie do głosowania imię, nazwisko i numer dokumentu tożsamości.
7. Podane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1).
8. Oddanie kart do głosowania w formie papierowej w liczbie większej niż 1 spowoduje przyjęcie do ustalenia wyników głosowania tylko tej karty do głosowania, która wpłynie do Urzędu Miasta Malborka jako pierwsza. Pozostałe karty oddane przez tę samą osobę uzna się za nieważne.
9. Oddanie równocześnie głosu na karcie papierowej i karcie przesłanej drogą elektroniczną spowoduje uznanie za ważne tej karty, która wpłynie jako pierwsza.
10. Głosowanie w drodze elektronicznej więcej niż jeden raz będzie uniemożliwione przez system informatyczny.
11. Wyboru dokonuje się poprzez postawienie znaku X w kratce obok Tytułu projektu.
12. Głos będzie ważny, gdy głosujący wybierze maksymalnie 3 spośród Projektów "Dużych" oraz 3 spośród projektów "Małych" przedstawionych na karcie do głosowania, które jego zdaniem są najważniejsze.
13. W przypadku braku możliwości ustalenia kolejności wpływu wielu kart jednej osoby wszystkie karty tej osoby stają się nieważne.
14. Karty do głosowania będzie można:
    1. składać osobiście w Urzędzie Miasta Malborka w Biurze Obsługi Interesanta,
    2. przesłać pocztą na adres Urzędu, przy czym za ważne uznaje się karty, które wpłyną do Urzędu najpóźniej w ostatnim dniu głosowania, nie decyduje data stempla pocztowego,
    3. elektronicznie - poprzez wypełnienie interaktywnego formularza zamieszczonego na dedykowanej platformie internetowej.
15. Wszystkie karty do głosowania, niezależnie od formy ich złożenia, będą weryfikowane pod kątem spełnienia wymogów formalnych tzn. czy dana osoba nie złożyła karty więcej niż raz oraz czy nie zawierają błędów lub naruszeń zasad wskazanych na kartach do głosowania.
16. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa lub więcej projektów, o kolejności na liście decyduje wartość projektu. W pierwszej kolejności rekomendowane będą projekty o mniejszej wartości.
17. Rekomendowane do realizacji będą te projekty, które uzyskały największą liczbę głosów i mieszczą się w limicie środków przeznaczonych osobno na projekty „Duże” i projekty „Małe”. W przypadku, gdy kolejny z projektów przekroczy limit środków – zostaje odrzucony, a do rekomendacji zostanie przyjęty pierwszy z dalszych projektów pod względem liczby głosów poparcia o niższej kwocie, aż do wyczerpania środków przeznaczonych na Budżet Obywatelski.
18. Projekty, które uzyskają największą liczbę głosów mieszkańców, zostaną przedstawione przez Zespół Burmistrzowi Miasta Malborka i zaproponowane przez Burmistrza do realizacji w ramach możliwości finansowych Miasta Malborka.
19. Projekty, o których mowa wyżej tworzą Budżet Obywatelski. Budżet Obywatelski zostanie wprowadzony do budżetu miasta Malborka w drodze uchwały Rady Miasta Malborka.
20. Wybrane w głosowaniu projekty zostaną skierowane do realizacji przez właściwe Wydziały Urzędu Miasta Malborka lub jednostki organizacyjne we współpracy z autorami projektów na każdym etapie realizacji zadania.

§6 Działania promocyjno-informacyjne

1. W budżecie miasta Malborka zabezpiecza się kwotę w wysokości 2% środków przeznaczonych na realizację Budżetu Obywatelskiego na działania promocyjno – informacyjne.
2. W trakcie realizacji Budżetu Obywatelskiego prowadzona jest kampania promocyjno-informacyjna polegająca na:
   1. przybliżeniu mieszkańcom idei Budżetu Obywatelskiego oraz zachęcanie do składania projektów,
   2. przedstawieniu projektów zgłaszanych do Budżetu Obywatelskiego i zachęcenie do wzięcia udziału w głosowaniu nad wyborem projektów do realizacji,
   3. upowszechnieniu informacji o przebiegu i wynikach konsultacji społecznych Budżetu Obywatelskiego.
3. Kampania promocyjno-informacyjna będzie prowadzona m.in.: w Internecie, lokalnych mediach oraz w sposób bezpośredni poprzez udzielanie informacji na spotkaniach z mieszkańcami.